Weitere Erklärungen und Hinweise zum Thema als FAQ
Am 1. Juli 2026 werden die FU-Accounts von Personen ohne FU-Mitgliedsstatus deaktiviert. Dies betrifft sowohl den Account selbst als auch das zugehörige E-Mail-Postfach.
Folgende Dienste und Daten sind dann nicht mehr verfügbar:
- Alle Daten, die in mit dem FU-Account verbundenen Diensten (z. B. Box.FU, Home-Laufwerk, Userpage etc.) gespeichert sind, werden gelöscht.
- Das E-Mail-Postfach einschließlich aller darin gespeicherten E-Mails, Anhänge, Ordner und Kontakte werden gelöscht.
- Alle bisherigen E-Mail-Adressen (z. B. „@fu-berlin.de“ bzw. „@zedat.fu-berlin.de“ o.a. FU-Domains) können weder für den Versand noch für den Empfang von Nachrichten genutzt werden.
Frist zur Datensicherung: 30. Juni 2026
Betroffene Personen müssen ihre Daten bis spätestens Ende Juni 2026 eigenständig sichern und ggf. alternative E-Mail-Lösungen einrichten.
Die Freie Universität Berlin bezieht einen Großteil ihrer Internet- und IT-Dienste (u. a. E-Mail und weitere digitale Infrastrukturen) über den Verein zur Förderung eines Deutschen Forschungsnetzes e. V. (DFN). Dieser stellt seine Dienste ausschließlich Hochschulen und Forschungseinrichtungen zur Verfügung und knüpft deren Nutzung an klare rechtliche und vertragliche Vorgaben.
Nach diesen Vorgaben dürfen die entsprechenden Dienste nur Personen angeboten werden, die der Hochschule angehören, also:
Professor*innen, Studierende, Beschäftigte, Gäste aus Forschung und Wissenschaft mit zeitlich befristetem Status.
Zusätzlich machen weitere rechtliche Aspekte (z. B. Telemediengesetz, Digitale-Dienste-Gesetz) im Zusammenhang mit der Erbringung digitaler Dienste an der FU Berlin die Anpassung erforderlich.
Dies betrifft alle Mitglieder des ERG e. V. bzw. des OSI-Clubs, sofern sie nicht gleichzeitig einen aktuellen Status als Studierende, Beschäftigte oder wissenschaftliche Gäste der FU Berlin innehaben. Unabhängig von ihrer engen Verbundenheit mit der Universität können ihnen diese Dienste künftig nicht mehr im bisherigen Umfang angeboten werden.
Die Universität bietet dem ERG e.V. und dem OSI-Club die Möglichkeit, betroffenen Personen eine Alumni-Weiterleitungsadresse im Format "Vorname.Nachname@alum.fu-berlin.de" einzurichten.
Mit dieser Adresse ist kein FU-Account verbunden. Sie bietet keinen Zugriff auf Dienste, ein Postfach oder FU-interne Ressourcen. Die Adresse leitet eingehenden E-Mails automatisch an eine von Ihnen angegebene private E-Mail-Adresse (z. B. bei web.de, gmx.de, gmail.com o. ä.) weiter.
Die Einrichtung und Verwaltung dieser Weiterleitung erfolgt durch den ERG e. V. bzw. den OSI-Club. Bitte wenden Sie sich an den ERG e.V. oder den OSI-Club.
Alle mit dem bisherigen FU-Account verbundenen Daten müssen eigenverantwortlich bis Ende Juni 2026 gesichert werden. Dies betrifft insbesondere:
- vorhandene Daten auf Box.FU, Userpage, Home-Laufwerk etc.
- wichtige E-Mails, Anhänge und Kontakte aus dem bisherigen Postfach
Die Daten können lokal auf dem eigenen Rechner gespeichert oder in ein privates E-Mail-Konto übertragen werden. Die meisten privaten E-Mail-Anbieter stellen dafür Import- oder Sicherungsfunktionen zur Verfügung.
Eine Anleitung dazu von unserer Seite, am Beispiel für E-Mails aus Thunderbird, finden Sie im Service-Portal. Andere Programme können davon abweichen.
Bis wann müssen die Daten gesichert werden?
Die Datensicherung muss spätestens bis zum 30. Juni 2026 abgeschlossen sein. Danach ist der Zugriff auf die bisherigen Accounts und die dort gespeicherten Inhalte nicht mehr möglich.
Warum ist eine frühzeitige Datensicherung sinnvoll?
Die Umstellung kann mit zusätzlichem Aufwand verbunden sein. Durch die frühzeitige Information soll Ihnen ausreichend Zeit gegeben werden, um die eigenen Daten in Ruhe zu sichern und – falls gewünscht – die E-Mail-Weiterleitung über den ERG e. V. bzw. den OSI-Club einrichten zu lassen. Wir empfehlen Ihnen, mit der Datensicherung möglichst zeitnah zu beginnen.
Professor*innen, die nach dem Ende ihrer Dienstzeit an der FU in den Ruhestand gegangen sind, gehen werden oder emeritiert wurden, sind von der geplanten Umstellung auf Grund ihrer besonderen Rechtsstellung ausgenommen. Es besteht kein Handlungsbedarf.
Der FU-Account einschließlich der E-Mail-Adresse im Namensraum „@fu-berlin.de“ kann im bisherigen Umfang weiter genutzt werden.
Falls diese Personen derzeit über einen FU-Account auf Basis der Mitgliedschaft im ERG e.V. oder OSI-Club e.V verfügen, wird der Status dieses Accounts automatisch angepasst. Das Gleiche gilt für FU-Gast-Accounts. Über diese Anpassung werden die Betroffenen per E-Mail informiert.
Viele Forschende geben in wissenschaftlichen Publikationen ihre institutionelle E-Mail-Adresse an. Wir empfehlen aus den folgenden Gründen, darauf zu verzichten. Bei einem Wechsel der Institution oder einem Vertragsende wird die Adresse deaktiviert. Interessierte können etwa Autor*innen von älteren Publikationen nicht mehr kontaktieren. Dazu kommt, dass öffentlich einsehbare E-Mail-Adressen leicht von Bots gesammelt werden, was zu unerwünschten Werbemails oder Sicherheitsproblemen führen kann. Auch aus Datenschutz- und Sicherheitsgründen ist die Angabe persönlicher E-Mails problematisch, denn Ihre persönlichen Kontaktdaten sind dauerhaft öffentlich sichtbar.
Welche Alternativen gibt es?
ORCID-IDs bieten eine moderne Alternative: Sie ermöglichen eine dauerhafte, standardisierte und datenschutzfreundliche Identifikation von Forschenden. Über ORCID-Profile können Interessierte Publikationen, Projekte und Forschungsinteressen einsehen, unabhängig davon, ob die Autor*innen die Institution wechseln. So bleiben Sie dauerhaft erreichbar und schützen gleichzeitig ihre persönlichen Daten.
Weitere Informationen zu ORCID finden Sie auf den Seiten der Universitätsbibliothek unter: