Hintergrund

Die Freie Universität Berlin beabsichtigt, die bestehenden Prozesse zur Anerkennung von Studien- und Prüfungsleistungen umfassend zu digitalisieren. Derzeit erfolgt die Bearbeitung weitgehend manuell im SAP SLcM-System. Papierbasierte Verfahren und Medienbrüche, uneinheitliche Vordrucke sowie ein hoher manueller Aufwand bei der Datenübertragung erschweren die effiziente Bearbeitung. Zudem gibt es Verbesserungsbedarf im Berichtswesen und in der amtlichen Statistik, was im Rahmen dieses Projekts optimiert werden soll.

Zielsetzung

Ziel des Projekts ist die Entwicklung einer ganzheitlichen, digitalen und barrierearmen Lösung zur Unterstützung des Anerkennungsprozesses für interne und externe Studien- und Prüfungsleistungen . Die neue Anwendung soll eine vollständig digitale Antragstellung, eine strukturierte Bearbeitung über alle beteiligten Stellen hinweg, sowie eine Verbesserung der Datenqualität und Transparenz gewährleisten. Damit leistet das Projekt einen Beitrag zur Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) und zur weiteren Digitalisierung der Hochschulverwaltung.

Das Projekt wird in enger Zusammenarbeit mit der Abteilung V Lehr- und Studienangelegenheiten durchgeführt.

Funktionsumfang

Die geplante Lösung im Campus Management umfasst:

• Digitale Antragstellung durch Studierende mit der Möglichkeit, alle relevanten Daten zu erfassen, Nachweise hochzuladen und den Bearbeitungsstatus einzusehen.
• Bearbeitung im digitalen Workflow, der die beteiligten Stellen (Prüfungsbüros, Prüfungsausschüsse, Fachvertreter*innen) abbildet und eine flexible Prozessgestaltung ermöglicht.
• Erweiterung des Datenmodells zur Erfassung bisher nicht dokumentierter Informationen, inklusive Verknüpfung von anerkannten Leistungen mit Auslandsaufenthalten.
• Integration in SAP SLcM zur nahtlosen Übernahme und Pflege von Leistungsdaten.
• Mehrsprachigkeit (Deutsch/Englisch), Barrierefreiheit gemäß BITV 2.0 und responsives Design für die Nutzung auf unterschiedlichen Endgeräten.
• Automatisierte Bescheinigungen und Webansichten, die die anerkannten Leistungen strukturiert darstellen.
• Reporting-Funktionen für die amtliche Prüfungsstatistik, das interne Hochschulreporting sowie die Berichterstattung an die Europäische Kommission (ERASMUS).

Nutzen

Mit der neuen digitalen Lösung im Campus Management System werden Medienbrüche beseitigt, Bearbeitungszeiten verkürzt und Prozesse vereinheitlicht. Studierende erhalten eine transparente, nutzerfreundliche Möglichkeit, Anerkennungen zu beantragen und ihren Status nachzuverfolgen. Für die Verwaltung entsteht eine durchgängig digitale Prozesskette mit verbessertem Datenmanagement und erweiterten Berichtsmöglichkeiten.