Conversion der SAP-Systemlandschaft auf S/4HANA

Aktueller Hinweis

Nachdem im September 2026 das Qualitätssicherungs-System erfolgreich umgestellt werden konnte, soll in einem letzten Schritt das Produktiv-System im Oktober 2026 migriert werden. Die Umstellung erfolgt vom 29.10-03.11.2026. In dieser Zeit wird das SAP HR/FI System inklusive der Portalanwendungen (elsa, oRA, Arbeitsvorrat usw.) nicht verfügbar sein. Das Campus Managementsystem (SLcM) ist von dieser Umstellung nicht betroffen und auch während dieser Zeit verfügbar. 

Überblick

Konversion der SAP-Systemlandschaft auf S/4HANA

Die FU stellt die SAP-Umgebung um. Mit der Entscheidung der SAP, die aktuelle Produktreihe SAP ECC zum Ende 2027 auslaufen zu lassen und durch die neue Produktlinie S/4HANA zu ersetzen, ergab sich auch für die FU Berlin die Notwendigkeit, ihre aktuelle SAP-Systemlandschaft abzulösen und durch eine neue Umgebung basierend auf der S/4HANA zu ersetzen.

Zu Anfang November soll die Umstellung abgeschlossen sein. Das Projekt zur Konversion startete zum Jahresbeginn 2026 unter Einbeziehung aller beteiligten Fachabteilungen der ZUV. Um praktische Erfahrungen mit der technischen Umstellung auf S/4HANA zu sammeln und eventuelle Fehlerquellen frühzeitig erkennen zu können, wurde die Konversion in mehreren Teilschritten vollzogen. Nach jeder Systemumstellung folgte eine umfangreiche Testphase. Nachdem im September 2026 das Qualitäts-Sicherungssystem erfolgreich umgestellt werden konnte, soll in einem letzten Schritt das Produktiv-System im Oktober 2026 migriert werden. Die Umstellung erfolgt vom 29.10-03.11.2026. In dieser Zeit wird das SAP-System inklusive der Portalanwendungen (elsa, oRA, Arbeitsvorrat usw.) nicht verfügbar sein.

Nach der Systemumstellung werden die Fachabteilungen gemeinsam mit der Verwaltungs-IT die bestehenden Prozesse und Weboberflächen in Folgeprojekten sukzessive prüfen und ggf. anpassen. Dadurch werden sie die SAP-Umgebung der FU Berlin auf den technisch neuesten Stand heben und bestmöglich von der neuen Systemumgebung und Technologie profitieren.

Was verändert sich für mich als Anwender*in?

In der Nutzung ändert sich nicht / kaum etwas. Die FU hat bei der Umstellung auf S/4 HANA einen sogenannten „Brownfield“-Ansatz gewählt (im Gegensatz zu „Greenfield“). Dies bedeutet, dass die Migration mit den bestehenden Daten und Anwendungen erfolgt und im Normalfall für die Anwender*innen keine gravierenden Änderungen zu erwarten sind. 

Was wird verbessert?

Die Leistungen und Prozesse verbessern sich erheblich. Im Hintergrund ändern sich die kompletten Tabellenstrukturen und Auswertungswege, sodass insbesondere Analysen und Berichte, sowie Datenabfragen und Buchungsprozesse deutlich schneller ablaufen als unter SAP ECC.

Wo sind Probleme möglich?

Trotz umfangreicher Tests können Fehler auftreten. Im Vorfeld sollten möglichst alle Fehler und Probleme identifiziert und behoben werden, allerdings können nach der Umstellung des Produktivsystems weitere Fehler auftauchen, z.B. durch fehlende Berechtigungen. Daher wird nach der Umstellung des Produktivsystems ab November eine Hypercare-Phase starten, in der unser IT-Support schwerpunktmäßig Fragen und Probleme rund um die S/4 Migration behandelt. 

Teilprojekte

Das Projekt wird in enger Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen der zentralen Universitätsverwaltung durchgeführt. Es  unterteilt sich in 5 fachbezogene Kernteilprojekte (Finanzen, Forschung, Beschaffung, HCM und CAFM) und 9 übergreifenden Querschnittsteilprojekte (Geschäftspartner, Portal/Fiori, Rollen & Berechtigungen, Schnittstellen/Workflows, Analytics/Reporting, DSGVO/ILM, Deployment, Ablösung PO und Ablösung IDM).

Wie das Gesamtprojekt wird auch jedes Teilprojekt im Tandem durch je eine Person mit fachlicher bzw. technischer Verantwortung betreut.

Ausblick

Nach der eigentlichen Umstellung der Systeme auf S/4HANA schließen sich noch eine Reihe weiterer Arbeiten an, die bis zur Abschaltung der aktuell betriebenen Versionen abgeschlossen sein müssen.

Die Themen umfassen dabei:

• Ablösung des SRM / Einführen eines neuen Einkaufsystems
• Ablösung des IDM durch eine andere, möglichst einheitliche Lösung für die FU
• Ablösung der PI/PO als Middleware
• Ablösung des SAP Enterprise Portals und schaffen eines einheitlichen Einstiegspunktes für alle Statusgruppen der FU Berlin
• Reimplementierung der elektronischen Projektanzeige