Conversion der SAP-Systemlandschaft auf S/4HANA

Mit der Entscheidung der SAP, die aktuelle Produktreihe SAP ECC zum Ende 2027 auslaufen zu lassen und durch die neue Produktlinie S/4HANA zu ersetzen, ergibt sich auch für die FU Berlin die Notwendigkeit, ihre aktuelle Systemlandschaft abzulösen und durch eine neue Umgebung basierend auf der S/4HANA zu ersetzen. Für das Produkt SAP SLcM, dem System der Studierendenverwaltung, wurde diese Überführung im Jahr 2024 bereits erfolgreich umgesetzt, so dass die im folgenden genannte SAP-Systemlandschaft, alle SAP-Systeme der FU Berlin, exklusive des SAP SLcM beschreibt. 

Für die Conversion der alten ECC-Systemlandschaft auf die neue S/4HANA Architektur, bietet die SAP unterschiedliche Lösungsansätze, die von einer „Übersetzung“ des bestehenden Systems über Zwischenschritte bis zu einer vollständigen Neueinführung der SAP-Systemlandschaft reichen. Die Wahl des richtigen Ansatzes hängt dabei von einer Vielzahl unterschiedlicher Faktoren auf fachlicher und technischer Seite ab.

Um hierzu einen fundierten Überblick und eine daraus folgende Entscheidungsgrundlage zu erhalten, hat die FU Berlin bei der SAP den hierfür angebotenen VIS (Value Implementation Service) beschafft. Hierbei wurde eine Reihe an Workshops zu den unterschiedlichen Themengebieten, gemeinsam mit Vertretern der Fachabteilungen durchgeführt.

Nach Auswertung aller Workshops und Diskussion der Ergebnisse wurde beschlossen, keine Trennung der Systeme HCM und FI vorzunehmen und die Umstellung des Gesamtsystems mittels der System-Conversion, bei der alle bisherigen Einstellungen und Konfigurationen übernommen werden, durchzuführen. Dies ergibt für die FU Berlin die Möglichkeit im Jahr 2025 die notwendigen Vorbereitungsarbeiten durchzuführen und verkürzt die Zeit, in der das System nicht zur Verfügung steht deutlich. Dei eigenbtliche Umstellung der Systeme findet dann im Laufe des Jahres 2026 statt.

Nach der Systemumstellung können weitere Anpassungen an den Prozessen durchgeführt werden, um von der neuen Systemumgebung zu profitieren und die SAP-Umgebung der FU Berlin auf den technisch neuesten Bedienstand zu heben. 

Das Projekt wird in enger Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen der zentralen Universitätsverwaltung durchgeführt und unterteilt sich in mehrere Teilprojekte.

Teilprojekte

Das Projekt unterteilt sich in 5 fachbezogene Kernteilprojekte (Finanzen, Forschung, Beschaffung, HCM und CAFM) und 9 übergreifenden Querschnittsteilprojekte (Geschäftspartner, Portal/Fiori, Rollen & Berechtigungen, Schnittstellen/Workflows, Analytics/Reporting, DSGVO/ILM, Deployment, Ablösung PO und Ablösung IDM).

Wie das Gesamtprojekt wird auch jedes Teilprojekt im Tandem durch einen fachlichen und einen technischen Verantworltichen betreut. 

Ausblick

Nach der eigentlichen Umstellung der Systeme auf S/4HANA schließen sich noch eine Reihe weiterer Arbeiten an, die bis zur Abschaltung der aktuell betriebenen Versionen abgeschlossen sein müssen.

Die Themen umfassen dabei:

• Ablösung des SRM / Einführen eines neuen Einkaufsystems
• Ablösung des IDM durch eine andere möglichst einheitliche Lösung für die FU
• Ablösung der PI/PO als Middleware
• Ablösung des SAP Enterprise Portals und schaffen eines einheitlichen Einstiegspunktes für alle Statusgruppen der FU Berlin
• Reimplementierung der elektronischen Projektanzeige