FU-Account für Gruppenmailboxen [Antragsformular]
Gruppen-Mailbox
Gruppen-Mailboxen sind ein Spezialfall der Accounts für Funktionen. Sie können für Funktions-E-Mail-Adressen sowie als Fax und Anrufbeantworter für Funktions-Telefonnummern genutzt werden kann. Die Gruppen-Mailbox wird im Exchange-Mailsystem eingerichtet. Der Zugriff erfolgt dann über entsprechende Gruppenberechtigungen mit den persönlichen Accounts der Gruppenmitglieder. Hat die entsprechende Person selbst kein Exchange-Konto, kann der Abruf über die Weboberfläche passieren, siehe [#hier] (unten im Dokument).
Der Antrag muss von einer/einem IT-Beauftragten des jeweiligen Bereichs gestellt werden, der über Möglichkeiten und technische Zusammenhänge informiert und auf eine sinnvolle Umsetzung der Anforderungen hinwirkt. Der unterschriebene Antrag kann an die Adresse service@fu-berlin.de gesendet oder direkt im #Service-Portal hochgeladen werden.
Benutzungsantrag für eine Gruppenmailbox → #siehe Anhänge in diesem Artikel
Erläuterungen zur Funktion der Gruppen-Mailbox
Eine Gruppenmailbox bietet die Möglichkeit, dass mehrere Personen gemeinsam dasselbe E-Mail-Postfach verwenden. Das heißt, dass alle berechtigten Personen die E-Mails in diesem Postfach lesen, aber auch z.B. in Ordner verschieben oder löschen können. Änderungen, die eine Person in diesem Postfach vornimmt, sind gleichzeitig für alle Personen wirksam. Weiterhin können alle berechtigten Personen auch E-Mails mit der Adresse des Postfachs als Absender verschicken.
Die Mailbox kann zum reinen Mailempfang genutzt werden. Über das Gateway zur Telefonanlage der Freien Universität Berlin kann die Mailbox bei Bedarf darüber hinaus auch als Anrufbeantworter und für den Fax-Empfang und –Versand genutzt werden.
Bei der Einrichtung erhält die Mailbox automatisch eine aus dem Mailboxnamen abgeleitete generische Mailadresse. Um die Mailbox als Funktionspostfach erkennbar zu machen, sollte zusätzlich eine weitere Mailadresse eingerichtet werden, z.B. in der Form <Gruppe>@<Bereich>.fu-berlin.de. Hinweise hierzu finden Sie unter:
Bitte beachten Sie, dass für Mailadressen der Form <Gruppe>@fu-berlin.de besondere Anforderungen gelten. Informationen hierzu finden Sie ebenfalls unter:
Für das Einrichten einer solchen Mailadresse wenden Sie sich bitte vor der Beantragung der Gruppenmailbox an postmaster@fu-berlin.de.
Wahlweise kann zu einer Gruppenmailbox eine Rufnummer eingerichtet werden. Diese kann im neuen Telefonsystem genutzt werden um z.B. den gleichen Personenkreis der Gruppenmailbox telefonisch zu erreichen. Ist für diese Rufnummer ein Anrufbeantworter konfiguriert, werden die dort hinterlassenen Nachrichten in der Gruppenmailbox abgelegt. Bei der Einrichtung der Rufnummer erhält die Gruppenmailbox darüber hinaus automatisch eine FAX-Nummer die aus der Rufnummer wie folgt abgeleitet wird:
- +49 30 838-54321 (Rufnummer)
- +49 30 838-4-54321 (FAX-Nummer)
Zu einer Mailbox muss ein Anzeigename festgelegt werden (z.B. „Sekr. Prof. Mustermann“). Dieser wird als FAX-Absender, im Telefonbuch und bei Anrufen im Display des anrufenden Telefons angezeigt, und für die Exchange-Mailbox als erlaubte Absende-Kennung eingetragen. Die Gruppen-Mailbox steht abschließend für die für das Gruppen-Postfach berechtigten Personen automatisch in Outlook zur Verfügung.
Der Antrag auf eine Gruppenmailbox muss von einer/einem IT-Beauftragten des jeweiligen Bereichs gestellt werden, der über Möglichkeiten und technische Zusammenhänge informiert und auf eine sinnvolle Umsetzung der Anforderungen hinwirkt. Das Antragsformular finden Sie unter:
Der Antrag muss von einer/einem Beschäftigten der Freien Universität Berlin unterschrieben werden, die/der dadurch die Verantwortung für die Benutzung der Gruppen-Mailbox - auch durch berechtigte Dritte - übernimmt. Die Gruppen-Mailbox wird automatisch der Kostenstelle des/der verantwortlichen Beschäftigten zugeordnet, die für die Buchung entstehender Kosten (z.B. für den Fax-Versand) verwendet wird.