Gruppen-Mailbox
Servicebeschreibung
Eine Gruppen-Mailbox bietet die Möglichkeit, dass mehrere Personen gemeinsam dasselbe E-Mail-Postfach verwenden. Das heißt, dass alle berechtigten Personen die E-Mails in diesem Postfach lesen, aber auch z.B. in Ordner verschieben oder löschen können. Änderungen, die eine Person in diesem Postfach vornimmt, sind gleichzeitig für alle Personen wirksam. Weiterhin können alle berechtigten Personen auch E-Mails mit der Adresse der Gruppen-Mailbox als Absender verschicken.
Über das Gateway zur Telefonanlage der Freien Universität Berlin kann die Gruppen-Mailbox optional auch als Anrufbeantworter und für den Fax-Empfang und -Versand genutzt werden.
Dieser Service bietet Ihnen
- die gemeinsame Nutzung desselben E-Mail-Postfachs durch mehrere Personen
- Nutzung gemeinsamer Adressbücher
- Nutzung von gemeinsamen Kalendern
- Gruppen-Mailbox als Exchange-Postfach
Kosten & Entgelte
Das Anlegen der Gruppen-Mailbox ist kostenfrei.
Für die Abrechnung der entstehenden Kosten beim Fax-Versand wird die Gruppen-Mailbox automatisch der Kostenstelle der*des verantwortlichen Mitarbeitenden zugeordnet.
Nutzungsberechtigung
Der Service kann genutzt werden von:
- Beschäftigten der FU Berlin
Bestellberechtigung
Der Service kann nur nach folgender Autorisierung bestellt werden:
- Freigabe durch zuständige*n IT-Koordinator*in
Organisatorische Voraussetzungen
- Jede Gruppen-Mailbox muss einer*m Mitarbeitenden als Hauptansprechpartner zugeordnet werden.
- Der*die IT-Koordinator*in des jeweiligen Bereichs muss den Antrag auf eine Gruppen-Mailbox stellen, die Beteiligten über Möglichkeiten und technische Zusammenhänge informieren und auf eine sinnvolle Umsetzung der Anforderungen hinwirken.
Technische Voraussetzungen
- Funktions-Account und Funktionsmailadresse für die Gruppenmailbox muss bereits existieren. Für die Einrichtung wenden Sie sich bitte ggf. an den*die für Sie zuständigen IT-Koordinator*in.
- Zu einer Mailbox muss ein Anzeigename festgelegt werden (z.B. „Assistenz Prof. Musterfrau“).
Einzuhaltende Bestimmungen
